多くの企業でIT化が進められていますが、その中でも電子帳簿保存法は日本の企業において非常に重要になりつつあります。大量の領収書やレシートを整理したり管理することはもちろん、一つずつ入力をしたり糊付けを行うのは非常に手間がかかりますし面倒です。こういった悩みを解決する方法として多くの企業で取り入れられているのが、領収書代行入力サービスを利用しアウトソーシングを行う方法です。
領収書代行入力サービスとは面倒なレシート・領収書をデータ化してくれる便利なサービスであり、主に3つの種類としてオペレーターが入力を行う人力入力と、機械が入力を行うOCR入力、アウトソーシング型の郵送で行われています。仕訳データ作成から会計ソフトの連携全て行ってくれる会社もあれば、クラウド型経費精算システムの一つの機能として、レシート代行サービスが含まれているケースまで様々です。
これから領収書代行入力サービスを利用したいと思っている場合に、主に行われている3つの種類の代行サービスそれぞれのメリットや注意点を正しく理解しておけば、どのサービスを選ぶべきか把握することができるので安心です。
1.人力入力
まずオペレーターが入力を代行してくれる「人力入力」は、人間がレシート画像を見ながら金額や料金を代行して入力をしてくれるので、ユーザー自身が領収書・レシートの情報を手で一々入力する必要がなくなります。
そしてこの方法の最大のメリットは、人間が一つずつ入力をしているので入力精度が高くミスも最小限に抑えることができることにあります。
そのためこの代行サービスを利用するべき企業とは、領収書が多くなりがちなコンサルティング業界であったり、広告業界やメディア業界が向いていると言われています。反対にこの代行サービスを利用する場合の注意点としては、他の方法に比べて人間が一つずつ丁寧に入力するため、料金が高くなる傾向にあるという点にあります。かかる費用はある程度高くなっても、少しでも効率性と入力精度を高めたいと考えているなら人力入力を選ぶようにしましょう。
2.OCR入力
次に「OCR入力」は別名機械読み取りとも呼ばれており、アプリにより文字を自動認識する技術となっています。コンビニやスーパーといった一般的なレシートであれば、正確な情報を読み取り人力よりもスピーディーに処理することができる反面、手書きの文字や破れてしまったレシートを正確に読み取ることが出来ないことが弱みだといえます。
OCR入力のメリットは人力入力よりも低コストで済むことや、機械が読み取りを行うので瞬時にデータ化することが可能なことが挙げられます。そのためこの方法が向いている企業とは、少しでも金額を抑えてサービスを利用したいと考えているところにおすすめします。
ただしOCR入力のサービスを利用する場合の注意点としては、人間が一つずつ確認をしているわけではないので入力の精度が低くなってしまうことにあります。もし間違っている場合は手入力で再度修正を行う必要があるため二度手間だと感じてしまう方も少なくありません。実際にOCR入力形式を採用しているサービスにおいて、領収書入力の制度を検証したところ手書き文字はほぼ読み取ることが出来なかったという検証があります。
3.郵送
最後の「郵送」は別名アウトソーシング型とも呼ばれており、この方法はレシートや領収書をまとめてダンボールにつめて郵送することにより、データ入力や仕分けデータ作成を全てアウトソーシングすることができる方法となります。郵送するだけで完了するため、担当者の負担を減らすことができる反面、従業員ごとのデータを作成することは難しくなるため多くの従業員を抱える企業には向きません。
この郵送方式のメリットは、今まで自分たちで一つずつ入力や領収書管理していた面倒を、全てアウトソーシングで丸投げできる上にデータ化も容易であることが挙げられます。反対に注意点には社員ごとのデータ化を行うことが難しく、個人情報などを全て丸投げすることになるためプライバシーの懸念があります。そのためこのサービスが向いている企業とは、多くの従業員がいない小規模の会社であったり、会計事務所や税理士事務所がおすすめです。
現在領収書代行入力サービスは様々なタイプがありますが、その中でも特に利用者が多く人気が高いのが「レシートポスト」です。経費精算システム・アプリの中でも唯一のオペレーター代行入力形式を採用しているので、他で多いOCRよりも入力精度が高く利用者がレシートの写真を撮りアプリに載せるだけなのでレシートを郵送する手間も必要ありません。
大量のレシートや領収書を一つずつ撮影しアプリに載せるのは手間という場合には、郵送・アウトソーシング型の「メリービズ」が人気です。会社単位でレシートや領収書を集めてそのものを郵送するシステムであり、メリービズ側のオペレーターがデータ化してくれる仕組みなので、精度が高く安心です。
