働き方改革を推進する企業が多くなり、さまざまな面で業務効率化が行われるようになりました。どのような作業に時間がかかっているのか見極め、そのうえで改善のアプローチを実践していきます。
経理関係の業務は時間がかかりやすいものが中心であるため、そちらからテコ入れしていくケースも少なくありません。たとえば、領収書の処理は事務員にとって大きな負担となっています。適切に処理しなければ経費として認められず、収益から差し引けないので課税額のアップにつながりかねません。
そのため、経営者は細心の注意を払って取り組んでもらいたいと考えています。しかし、時間がかかるうえにミスが発生しやすい状態であることが多いです。経理システムに一枚ずつ入力していくのは面倒ですし、長く行っていると集中力も欠けてきます。さらに、事務員が少ない、代表者自身が行っていれば、他の業務が溜まるというデメリットもあるのです。そのような困った問題を払拭する手段として、領収書入力のアウトソーシングが注目を浴びています。
これを利用すれば、自社で領収書を入力する必要はありません。従業員から回収した領収書を定期的に渡すだけで適切に処理してくれるからです。スキャナーで取り込んでデジタル方式で送るタイプも見受けられます。いずれにせよ、ミスが大幅に減るというメリットまであります。なぜなら、アウトソーシング先では専用ソフトを用いて何重にもチェックしているからです。内容や手順が間違えている場合はアラート機能によってエラーが通知されます。それに従って対処するだけでスムーズに処理を続行できます。
領収書自体にミスがある場合も同様で、正確に検知してくれるのでそのまま使うことはありません。つまり、意図せぬ脱税を未然に防げるというわけです。このように、多様な面において領収書入力のアウトソーシングは有効に作用します。また、領収書に関する知識が不足している場合も役に立ちます。経費の計上に使える領収書は、いくつかの条件を満たさなければなりません。言い換えると、すべてを計上できるとは限らず、一枚ずつチェックして適切な取捨選択を行う必要があるのです。それらの手間をカットすることは、紛れもない業務効率化といえます。
そう言われても、他社に領収書を見られることに抵抗がある人もいるでしょう。何を購入しているのか知られるので、ライバル企業などに知られると不利人になるかもしれません。この点に関しては、秘密保持の契約を行うことでクリアできます。わざわざ自社から提案しなくても、標準的な契約内容に含まれているケースがほとんどです。したがって、基本的には外部に情報が漏えいすることを心配しなくても良いでしょう。ただし、やはり自己防衛の意識も重要なので、機密レベルのものは自社で入力するなどの対策をするのが理想です。そのような配慮は大切ですが、領収書入力のアウトソーシングを賢く活用すれば、企業の生産性をアップさせることも不可能ではありません。
